Starter pack для BA: інструменти й софт

6 April 2020

  • Автор: Виктория Зименко

  • Складність: норм

  • Час: 6 хв

Знання без системи схожі на бібліотеку без стелажів: усього багато, але валяється безладно, корисне поруч із неактуальним. А от якщо є добротні полиці, то легко створити власну структуру, й потрібна книга знайдеться швидко.

Зібрали основні інструменти й софт, які допоможуть сформувати міцний каркас-основу для роботи і професійного розвитку бізнес-аналітика.

BA instruments

Основна частина роботи бізнес-аналітика — з’ясувати вимоги замовника, документувати їх і конвертувати завдання для розробників. Щоб зібрати справді хороші вимоги, реалізація яких призведе до створення успішного продукту, бізнес-аналітик має вміти: аналізувати проблеми й потреби користувача, візуалізувати інформацію для замовника й команди, створювати й підтримувати в актуальному стані документи проєкту.

Документація вимог

Starter pack для BA: інструменти й софт

Вимоги у бізнес-аналізі – це чіткі описи того, що має бути реалізовано у продукті: поведінка системи, її властивості й атрибути.

Документи, що описують вимоги, поділяють за трьома рівнями:

  • PRD – Product Requirement Document – ​​високорівневий опис вимог клієнта (фізичної особи або організації), договір на створення продукту між клієнтом і виконавцем, головний документ у проєкті.
  • BRD — Business Requirement Document — бізнес-вимоги. Цілі й завдання, які користувач зможе вирішувати за допомогою системи.
  • SRS — Soft Requirement Specification — функціональні й нефункціональні вимоги безпосередньо для команди розробки; те, що допоможе користувачам виконувати їх завдання в рамках бізнес-вимог.

BA працює з вимогами на всіх рівнях, а з SRS-документацією йому можуть допомагати тімлід команди або technical project manager.

Користувач і система: User Story та Use Case

Starter pack для BA: інструменти й софт

Історії користувача (User Story) — це простий та ефективний інструмент, який допомагає подивитися на продукт очима клієнта. Будуються User Story за шаблоном: «Я, як (користувач) хочу/можу (дія) для того, щоб (цінність)» і відповідає на три запитання: Хто? Що? Навіщо?

Наприклад: «Я, як зареєстрований користувач, хочу розмістити картинки в галереї, щоб показувати або продавати їх іншим».

User Story описують вимоги стейкхолдерів мовою користувача, тому історії ефективні у спілкуванні із замовниками, яким важко сприймати інформацію в термінах розробки. При зборі вимог, бізнес-аналітик фокусується на поведінці користувача й реакціях системи на цю поведінку, не вдаючись у технічні подробиці реалізації.

Сценарій або варіант використання (Use Case) – описує варіанти взаємодій системи із зовнішніми ролями: користувачами чи іншими системами.

Use Case описує функції системи у термінах, зрозумілих для клієнта й корисних для розробників:

  • дії користувача щодо системи;
  • реакція системи на дії користувача.

Розберемо функцію реєстрації користувача на сайті

Попередні умови: Користувач знаходиться на сторінці реєстрації.

Основний сценарій користувача:

  1. Користувач натискає кнопку «Реєстрація».
  2. Система відображає форму реєстрації на екрані.
  3. Користувач заповнює запропоновані поля та натискає кнопку надсилання форми.
  4. Система підтверджує правильність заповнення форми й надсилає дані на сервер.
  5. Система реєструє користувача й відправляє на вказаний email лист із підтвердженням.
  6. Користувач отримує електронний лист із підтвердженням реєстрації на вказаний email.

Наступний атрибут Use Case — це опис альтернативних сценаріїв поведінки користувача й системи у разі збою в основному сценарії. Наприклад, що станеться, якщо користувач неправильно заповнить форму.

Візуалізація: UML, Prototyping, UX/UI

Starter pack для BA: інструменти й софт

Unified Modeling Language (UML) — стандарт моделювання для опису компонентів системи. Бізнес-аналітик може створювати UML у вільній формі. Не обов’язково знати всі академічні правила побудови таблиць і діаграм, проте на базовому рівні потрібно мати хоча б загальне розуміння, як перетворити дані на візуальну модель системи.

Мета UX/UI аналітики — у розумінні патернів поведінки, щоб створити зрозумілий і зручний для користувача продукт.

Водночас ВА не повинен перетворюватися на дизайнера, йому достатньо бути знайомим з основами, щоб враховувати досвід і поведінку користувачів. Наприклад, розуміти, що люди можуть використовувати продукт з різних пристроїв: якщо це сервіс для замовлення таксі, то основним пристроєм користувачів буде смартфон. Тобто програма має однаково добре працювати й виглядати з різними версіями OS і розмірами екрану.

Прототипування — це процес створення візуальної моделі руху користувача по продукту: сайту, додатку, сервісу. Інструмент застосовують, щоб уявити ідею стейкхолдерів, протестувати логіку продукту, затвердити концепт усередині команди.

Вивчення активності користувачів

Starter pack для BA: інструменти й софт

Базові продуктові метрики, які використовують під час аналізу активності відвідувачів:

  • DAU (Daily Active Users) – кількість унікальних клієнтів протягом одного дня.
  • MAU (Monthly Active Users) – кількість унікальних клієнтів, які користувалися продуктом впродовж місяця.
  • WAU (Weekly Active Users) – кількість клієнтів за тиждень.
  • Churn — відсоток відтоку користувачів.

Насправді метрик набагато більше ніж чотири, для кожної сфери термінологія та абревіатури можуть відрізнятися. Наприклад, якщо говорити про онлайн рекламу, це будуть метрики CPM (Cost Per Mille) — вартість за тисячу показів, і CPA (Cost Per Action) — вартість цільової дії користувача.

Бізнес-аналітику потрібно просто знати термінологію індустрії, у якій він працює, тому що подібні метрики обов’язково з’являються під час роботи з кількісними та якісними показниками клієнтів.

BA software

Starter pack для BA: інструменти й софт

Програмне забезпечення, необхідне для ефективної роботи ВА, можна об’єднати у три великі групи:

  • Створення документів, зображень, презентацій, цифрових таблиць, прототипів і діаграм: Google docs, inVision Studio й аналоги.
  • Організація онлайн-взаємодій, правильний збір вимог у Jira й подібних інструментах.
  • Відстеження взаємозв’язку між вимогами, робота з даними й інша аналітика: Google Analytics, Amplitude, Mixpanel.

Робота з даними

Бізнес-аналітик обробляє безліч різних запитів від стейкхолдерів: спочатку виявляє їхні вимоги, потім деталізує, розставляє пріоритети. Зібрані й оброблені вимоги потрібно організувати й робити це зручніше у Google docs, Confluence або інших подібних програмах типу Notion.

  • Google docs — текстовий онлайн-редактор для роботи в режимі реального часу. Користувачі з правом доступу можуть додавати коментарі, редагувати документи. Зміни зберігаються автоматично, як і вся історія роботи.
  • Confluence — корпоративна wiki-система для накопичення та обміну знаннями, створення вебсторінок, документів. Зручно, що Confluence глибоко інтегрована із Jira, оскільки це продукти однієї компанії Atlassian.

Не важливо, з чим працюватиме ВА, у кожного інструменту є власні переваги та недоліки, але в цілому вони вирішують одні й ті самі завдання.

Прототипування

Після того, як дані опрацьовані, а вимоги сформульовані, настає час для постановки завдань, прототипування рішень і моделювання бізнес-процесів. Тут потрібен софт для створення діаграм, мокапів, зразків інтерфейсу користувача.

  • Balsamiq стане в нагоді для побудови вайрфреймів і мокапів. Можна малювати прості фігури, блоки тексту, вікна програм, стрілки, кнопки, таблиці. Створений макет зберігається у PDF або PNG.
  • Lucidchart підходить для створення блок-схем, діаграм, шаблонів вебсайтів, ментальних карток, інтерактивних макетів. Над процесом працюють кілька користувачів одночасно, є груповий чат. Результат роботи зберігається у PDF, PNG, JPG.
  • inVision Studio допомагає перетворити дизайни на динамічні прототипи й мокапи з інтерактивними елементами.

Якщо BA потрібно створити невеликий прототип мобільного додатка, його зручніше робити в inVision Studio. Програма нескладна, інтуїтивно зрозуміла, за 2-3 години вдасться опрацювати кілька кроків користувача: замовник зможе перейти за посиланням, «тапнути» — і щось станеться. Якщо ВА ніколи не працював з інструментами прототипування, варто почати саме з inVision.

Starter pack для BA: інструменти й софт

Task-трекери

PM та BA – це люди, які відповідають за комунікацію на проєкті. Бізнес-аналітик збирає вимоги, ставить завдання, пояснює та стежить за їх виконанням. Тому знання task-трекерів — обов’язкова базова навичка як для PM-а, так і для BA. Найпоширеніші інструменти командної комунікації – це Jira, Trello, Asana.

  • Jira – допомагає відстежити й організувати робочі процеси в компанії. Програму легко пристосувати для управління вимогами: можна поставити окремі типи завдань із власним workflow, визначити права доступу, видимість полів, коментарі.
  • Trello – спільна робота з невеликими проєктами. Візуально виглядає як «дошка» з картками завдань. До завдань додають коментарі, терміни виконання, надають відповідальних учасників. Користувачів і дошки можна об’єднувати в команди, тоді учасники миттєво отримують повідомлення про зміни й нові завдання.
  • Asana — допомагає організовувати завдання та розподіляти роботу в невеликих командах або індивідуально. Кожна команда може створити робочий простір: є коментарі, теги, налаштування завдань, що повторюються, можливість прикріплювати файли, повідомлення.

Найпоширеніший task-трекер — Jira, через свою масштабованість та гнучкість.

Подієва аналітика

Події або сесійна аналітика показує, які події відбулися на сайті або в додатку в межах однієї сесії. Наприклад, скільки людей відвідало сайт/скачало додаток, які демографічні групи користуються продуктом, скільки часу вони проводять на сайті, які сторінки відвідують найчастіше, який відсоток відмов.

Google Analytics надає детальну статистику відвідувань, аналітичну інформацію на панелі інструментів або у вигляді звітів, що настроюються. Компанія Google навчає користувачів роботі з сервісом у форматі відеоуроків у кожному розділі на безкоштовних онлайн-курсах Академії Analytics.

Поведінкова аналітика

Теж аналітика, але із «зірочкою». Допомагає побачити, як користувач взаємодіє із продуктом. Вивчення поведінкової аналітики необхідне для ігор, онлайн-платформ, інтернет-магазинів: куди натиснув відвідувач, коли і т.п.

Дві платформи, що відстежують дії відвідувачів у реальному часі, вимірюють коефіцієнти конверсії, сегментують користувачів:

  • Amplitude — mobile і web-аналітика.
  • Mixpanel – тільки mobile-аналітика.

Що далі

Коли базові інструменти освоєні, це не означає, що настав час зупинитись у розвитку та просто «спокійно працювати».

Все змінюється, з’являються нові методи та програмні продукти. Тому для BA, як і для  інших фахівців, важливо систематично нарощувати власну «бібліотеку знань» і вибудовувати стратегію постійного зростання.

Виктория Зименко

Пройшла шлях від копірайтера до Product Marketing Manager-a. Вміє у метрики та покращення процесів. Знає, де знайти лідів на вебінар і що з ними потім робити. Любить менторити підростаюче покоління фахівців.