Збір та аналіз даних проводять на самому початку роботи над проєктом. Якщо вже на старті потреби зацікавлених сторін виявили неправильно або неповністю, то і поставлені задачі будуть помилковими, а далі команда почне виконувати непотрібну роботу.
Щоб втілити ідею у прибутковий проєкт, потрібно правильно зібрати вимоги до майбутнього продукту. Зазвичай збором даних займається бізнес-аналітик, але якщо в команді такої людини немає, то роль аналітика виконує проєкт-менеджер, керівник, дизайнер, тестувальник. Якщо до списку ваших щотижневих задач входить спілкування із замовниками та командою, планування, постановка завдань, опис ідей, то вам також необхідно знати, як працювати з вимогами.
ВИДИ ВИМОГ
Вимогами в бізнес-аналізі називають потреби, ідеї та проблеми стейкхолдерів. В якості стейкхолдерів виступають організації або окремі люди: замовники, користувачі, менеджери, начальники відділів, співробітники організації – всі, чиї інтереси порушені при створенні та після завершення проєкту.
Вимоги розрізняють за рівнем деталізації:
- Бізнес- вимоги — найзагальніші твердження про цілі, завдання, результати: чого хоче замовник, навіщо йому це потрібно. Наприклад, керівник може сказати: “Я хочу знати, чим займаються співробітники в конкретний момент”.
- Вимоги зацікавлених сторін — більш детальні вимоги груп стейкхолдерів. Описують потреби, необхідні для реалізації бізнес-вимог. Наприклад, щоб досягти бізнес-цілі — знання керівника про справи підлеглих, співробітник повинен повідомляти начальнику про поточне завдання і про кількість витраченого часу.
- Вимоги до вирішення — конкретні та найбільш детальні, на даному етапі разом із учасниками обговорюється вже не бізнес, а реалізація рішення в системі або додатку.
Приклади вимог до вирішення:
- ввести поточне завдання;
- створити завдання для підлеглих;
- бачити звіт по кожному співробітнику в зазначений проміжок часу.
ТЕХНІКИ ПО ЗБОРУ ВИМОГ
На початкових етапах роботи у стейкхолдерів є тільки загальна концепція, як повинен виглядати і працювати кінцевий продукт. Для перетворення розмитих ідей в чіткі завдання, застосовують спеціальні методики по збору інформації.
Не існує єдиної техніки, якою можна зібрати абсолютно всі вимоги до продукту. Для кожного етапу деталізації потреб підходить одна конкретна або комбінація декількох технік.
На стадії загальних бізнес-вимог добре працює інтерв’ю із замовником сам на сам. Вимоги групи стейкхолдерів легше з’ясувати в груповому обговоренні під час мозкового штурму. Продумувати детальні нові рішення для системи допомагає спеціально організована робоча нарада – воркшоп.
Далі детально розберемо кожну з трьох технік: інтерв’ю, мозковий штурм і воркшоп.
ІНТЕРВ’Ю
Відбувається у формі вільної бесіди віч-на-віч, в офлайн або онлайн форматі. Тему розмови і список питань обговорюють заздалегідь, щоб співрозмовник також підготувався. Інтерв’ю допомагає деталізувати розуміння глобального питання, розбити спільну тему на окремі задачі, уточнити вимоги конкретного стейкхолдера до проєкту.
ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ
Починайте інтерв’ю не з тематичних питань, а зі small talk:
поговоріть про погоду, здоров’я, звичайні справи співрозмовника, якщо знаєте про них. Наприклад, якщо клієнт повернувся з відпустки, запитайте як він відпочив. Коротка розмова допоможе людині розслабитись, а спілкування стане комфортнішим і відкритим для обох сторін.
Рухайтесь від цілого до деталей: задавайте відкриті питання, уважно слухайте, а потім запитуйте, щоб отримати більше деталей. Застосовуйте активне слухання: відображайте факти і почуття, перфразовуйте та повторюйте те, що почули. Відкриті питання потрібні для отримання інформації, а закриті – для підтвердження конкретних варіантів вимог.
Починайте із загального бізнес-контексту: “Навіщо це потрібно? Що це принесе? Як з’явилась ця ідея?” Далі задавайте глобальні питання: “Як юзер повинен це використовувати? Опишіть, як ви бачите цю функціональність”.
Промовляйте альтернативні ситуації: “А що буде, якщо…”, наприклад, користувач не залогінений, щось змінили.
Заглибтеся в суть реальної бізнес-потреби. Клієнт може сказати, що бажає на сайті велику зелену кнопку, а потреба буде — бачити звіт чи отримати інформацію в будь-який момент. Завжди запитуйте: “Навіщо?”, від відповіді на це питання буде залежати рішення: можливо, потребу замовника простіше реалізувати не через зелену кнопку, а іншим шляхом. Узгоджуйте інформацію зі стейкхолдерами. Після інтерв’ю і на етапі підготовки фінальних документів — хороший тон відправити записані вимоги на рецензію замовнику.
Мозговий штурм
Мозговий штурм (брейнстормінг) використовують, щоб отримати максимум ідей або вимог по новим напрямкам системи. Зустріч проходить в груповому форматі: стейкхолдери озвучують любі ідеї по заданій темі. Пропозиції не критикують, думки учасників записуються не фільтруючи. Отримані ідеї збирають в першоджерельному вигляді, а пізніше об’єднують по категоріям та розставляють по пріоритетності.
Практичні поради
Підготовте онлайн або офлайн доску для запису: коли учасники наглядно бачать ідеї інших, то легше придумати щось нове.
Надихайте всіх учасників висловлюватись: для цього людей об’єднують в пари, просять кожного записати особисті думки по темі дискусії або по кругу проговорити вимоги.
Спочатку обсудіть поточні вимоги, запишіть достатню кількість ідей, і тільки потім переходьте до наступного пункту.
Воркшоп
Воркшоп – це збір та обговорення вимог в форматі робочої наради з завчасно продуманою структурою. На воркшоп звуть представників замовника та членів команди розробки, приймаючих участь в дизайні рішення, щоб виявити приховані вимоги, уточнити загальний список потреб, вирішити протиріччя. В результаті група находить рішення, яке влаштовує всі сторони.
Практичні поради
Плануйте регламент: воркшопи можуть тривати довго, тому передбачте можливість перерв, та, якщо потрібно, обіду.
Підготовте програму наради та роздайте всім учасникам.
Виберіть фасилітатора, який буде координувати процес, слідкувати за порядком денним зустрічі, повертати учасників в контекст обраної теми.
Знайдіть людина на роль таймкіпера, щоб слідкувати за регламентом та секретаря – для запису висловлювань, прийнятих рішень та відкладених питань.
На співбесідах часто задають питання: “Чим відрізняється мозговий штурм від воркшопу?” Різниця в кінцевій цілі зустрічі: “Ціль воркшопу – прийти до єдиного рішення проблеми, ціль брейнштормінгу – згенерувати як найбільше ідей”.
ЯК ГОТУВАТИСЯ ДО ВИЯВЛЕННЯ ВИМОГ
Перед проведенням будь-якої техніки по збору вимог, потрібно підготуватися: провести аналіз існуючої інформації, скласти глосарій, написати список питань і тем для обговорення
АНАЛІЗ ІСНУЮЧОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Ще до зустрічі зі стейкхолдерами, зберіть і проаналізуйте інформацію за заданою темою, вивчіть предметну галузь, в якій працюватиме система. Як мінімум, дізнайтеся назву клієнта і знайдіть його сайт.
Якщо було попереднє обговорення із замовником, перегляньте нотатки до обговорення, освіжіть в пам’яті ідеї, які тоді виникли. В аутсорсингових компаніях це можуть бути вже певні результати pre-sales вислови.
Проведіть аналіз ринку: заглибтесь в домен, дізнайтесь які рішення бувають у таких самих компаній, перегляньте список схожих продуктів. Знання домену и предметної галузі допоможе спілкуватися з клієнтом однією мовою, показувати обізнаність і розуміння проблеми.
ГЛОСАРІЙ
Для того, щоб учасники проєкту зрозуміли, про що йде мова, початкові терміни і визначення формулюють уже на основі веб-сайту або домену без прив’язки формату до офіційного тону або чіткого стилю. В подальшому словник оновлюють і розширюють на протязі роботи з клієнтом. Глосарій знадобиться для онбордінга нових осіб, що долучаться до проєкту, а загальна термінологія допоможе стейкхолдерам і розробникам швидко влитись в систему і правильно розуміти робочі процеси.
ПРОБЛЕМИ АБО ПИТАННЯ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ
Для інтерв’ю підготуйте осередок основних високорівневих питань, а вже під час розмови розпитуйте детально, в залежності від відповідей співрозмовника. Ідіть від загального до деталей. Якщо відразу почнете з деталей, то ризикуєте впустити важливі запити клієнта.
Для воркшопу і мозкового штурму виберіть проблему або список проблем для обговорення, визначтесь зі складом учасників. Заздалегідь вирішіть хто буде фасилітувати процес, яким буде порядок зустрічі.
Коротко занотуйте до чого ви прагнете дійти в результаті, наприклад, зрозуміти загальну картину, згенерувати і згрупувати ідеї, узгодити конфліктні вимоги певної групи стейкхолдерів.
Передбачте фіксацію результатів: письмові нотатки, відео або диктофонний запис. Якщо заздалегідь попередити людей, що буде запис, то це сприймається як належне.
ЩО ДАЛІ
Комплексна робота з вимогами потрібна не тільки бізнес-аналітикам, а й іншим фахівцям в ІТ. Важливо розуміти, що на кожному етапі бізнес-аналітик повинен фокусуватися на різних активностях:
- На етапі підготовки заздалегідь вивчіть предметну галузь, щоб не червоніти на зустрічі з замовником.
- На стадії виявлення пам’ятайте, що вимоги бувають різного ступеня деталізації, тому підбирайте правильні техніки для збору.
- Віддавайте собі звіт, якого рівня вимоги зараз потрібні, до кого йти за інформацією і який очікуєте кінцевий результат.
Після того, як розібралися із вимогами — починайте спілкування з командою та іншими завданнями бізнес-аналітика в компанії.