В ідеальному світі IT в компаніях є виділені пресейл-команди, які займаються виключно передпродажною підготовкою. У реальності обов’язки вигідно продати проєкт лягають на менеджера і сейлза або стадію оцінки проводить той самий РМ, який пізніше займатиметься розробкою і доставкою рішення. При цьому команду технічних фахівців на цей процес можуть збирати ситуативно, що загрожує проблемами у взаємодії. Тому так важливо менеджеру правильно розподілити ролі на проєкті.
Ролі та обов’язки на етапі Presale
Зазвичай пресейл-менеджера або його команду як експертів кличуть для опрацювання RFI/RFP (запиту пропозиції від замовника) і допомоги в презентації клієнту плану робіт і оцінки проєкту, під час проведення онсайт діскавері сесії, пошуку рішень, підготовки та проведення клієнтського візиту, презентації демо-версії проєкту.
Presale-expert допомагає в повному комплексі підготовки рішення (E2E), його кличуть для зіставлення продуктів компанії з технологічною картою клієнта, щоб говорити з ним однією мовою. Іноді експертів із пресейлу запрошують як ментора/консультанта, який може поділитися поточним досвідом і уроками, які засвоїв.
Чекліст питань пресейл-менеджера перед стартом активної фази Presale
Перед тим як розпочати активну фазу Presale, пресейл-менеджер має зібрати максимально повну інформацію, щоб забезпечити успішний старт проєкту. Чітке розуміння вимог, очікувань замовника та ресурсів, необхідних для реалізації, дозволяє уникнути багатьох проблем і недоліків на пізніших етапах. У цьому розділі ми зібрали основні питання, які пресейл-менеджеру варто обов’язково розглянути перед тим, як перейти до наступного етапу роботи. Цей чекліст допоможе вам структурувати інформацію, підготуватися до можливих викликів та забезпечити ефективну комунікацію з командою та клієнтом.
6 кроків опрацювання пропозиції на Presale
Мета Presale – розробити і продати замовнику рішення, яке закриє його бізнес-потреби. Одним із ключових етапів процесу будуть активності, пов’язані з пропозицією: кваліфікація та Kick-off, Q&A замовникові, підготовка відповіді, фінальна перевірка, подача, презентація пропозиції.
Кваліфікація і Kick-off – це перший етап після отримання запиту. На ньому проводять kick-off meeting, на якому присутні всі стейкхолдери, розподіляють зони відповідальності, валідують скоуп і стратегію, визначають терміни. Дуже важливо, щоб на цьому етапі були всі ключові фахівці, які надалі братимуть участь у розробці пропозиції.
Q&A замовнику – це, по суті, збір запитань від пресейл-команди, які потребують роз’яснення з подальшим завданням їх клієнту. Тут важливо розуміти, що цей процес може бути двостороннім (IT-компанія/замовник) або багатостороннім (замовник опрацьовує інформацію одразу кількох вендорів одночасно та дає її в загальний доступ). Також на Q&A пресейл-менеджерів часто «підтягують» для onsite workshop.
Підготовка відповіді – це найбільш тривалий за процесом етап обробки пропозиції. На ньому відбуваються постійні взаємодії між пресейл-менеджером, пресейл-командою і клієнтською стороною за необхідності. На цьому кроці виробляють рішення і підходи, оцінюють бюджет і терміни, моделюють витрати, збирають команду фахівців. До завдань presale-manager на цьому кроці також входять: підготовка кейсів, референсів, інтеграція Proposal. Головна мета – пройти всі рев’ю і підготувати попередню пропозицію клієнту (за необхідності робити апдейти).
Фінальна перевірка – це те, що багато хто забуває робити, але цей етап дуже важливий. Він допомагає зробити пропозицію максимально чіткою з урахуванням дійсно всіх «підводних каменів». На цьому кроці проводять консультації з сейлзом і керівництвом, вносять фінальні правки та оновлення, якщо потрібно. Далі йде остаточне узгодження пропозиції перед сабмішеном.
Подача пропозиції – етап, який зазвичай проводить сейлз. Пресейл-менеджер на цьому кроці зазвичай грає роль кур’єра (передати все необхідне від пресейл-команди у відділ продажів), а також може допомогти з узгодженням дати презентації та попереднім прогоном із залученням експертів за потреби. Саму пропозицію надсилають на e-mail, у месенджери (якщо була така узгодженість від початку) або ж використовують спеціальні сервіси на кшталт ariba. По суті це комерційна пропозиція різної складності залежно від проєкту.
Презентація пропозиції (Proposal) – це по суті апогей Presale. До цього етапу однозначно потрібно поставитися з усією увагою, адже часом уся попередня робота йде в нуль через провал на цьому кроці. На презентації зазвичай присутні пресейл-менеджер, сейлз, хтось із технічних експертів і безпосередньо клієнт або його представник.
Звісно, головне на етапі представлення пропозиції – це отримати позитивний фідбек від клієнта, але для presale-manager також є сенс зробити follow-up із сейлзом. Що і як відбуватиметься в разі згоди на співпрацю? У якому складі проводити розбір помилок і коли, якщо пропозиція провалиться? Надалі напрацьований досвід дає змогу суттєво прискорити та спростити проведення майбутніх пресейлів.
Загалом же, якщо всі кроки виконано правильно, а сама пропозиція максимально повно закриває бізнес-потреби клієнта, у більшості випадків можна очікувати продовження співпраці. У такому разі пресейл-команда разом із менеджером повністю виконали поставлене завдання – підписати проєкт.
Навіть якщо у вас немає виділеного етапу Presale, вам все одно доводиться працювати із клієнтом на етапі ініціації проєкту. На курсі Presale Time ми розглядаємо пересейл-процес не тільки з боку проджект-менеджера, але і Sales Manager-а, і технічного фахівця. В ньому зібрані найкращі практики з досвіду колег для вашого вдалого Presale.